Googleは、ビデオ会議サービス「Google Meet」に、会議後のフォローアップ作業を自動化する機能を追加しました。
Geminiと「Workspace Studio」を活用し、会議で話し合った内容をメールの下書きやタスクに変換できます。
会議後に議事録を確認しながら手作業で対応事項を整理する負担を減らし、決定事項を次の行動につなげやすくする機能です。
Google Meetで利用できる会議後の自動化機能
新機能を利用すると、会議終了後の画面に自動化処理を選ぶための専用セクションが表示されます。
利用者はそこから、用意された処理をワンクリックで有効にできます。
提供開始時点で利用できる処理は、フォローアップメールの下書き作成と、会議中に決まったアクションアイテムのGoogle ToDo リストへのエクスポートです。
いずれも会議内容をもとに後続作業を進めるためのもので、対応する処理は今後追加される予定です。
| 自動化できる処理 | 内容 |
|---|---|
| フォローアップメールの作成 | 会議後に送るメールの下書きを作成 |
| アクションアイテムの登録 | 会議で決まったタスクをGoogle ToDo リストへエクスポート |
メールは下書きとして作成
メール作成機能が用意するのは、フォローアップメールの下書きです。
内容を確認して必要に応じて修正し、送信するかどうかを利用者が判断できます。
会議後に参加者へ共有事項や次のステップを伝える場合、ゼロから文章を作る手間を抑えられます。
ただし、下書きの内容が会議の意図に合っているかを確認してから利用することが大切です。
決定事項をGoogle ToDo リストへ登録
アクションアイテムをエクスポートすると、会議で決まった対応事項をGoogle ToDo リストに登録できます。
会議の記録を見返してタスクを手入力する作業を減らし、決定事項をタスク管理へ移しやすくします。
会議の中で担当者や期限などを明確にしておけば、登録後の確認や分担もしやすくなります。
自動抽出された内容に不足や誤りがないかを確認し、必要に応じてタスクを調整してから管理するのがよいでしょう。
利用には会議中の自動メモ生成が必要
この機能を使うには、会議中に自動メモ生成機能を有効にしておく必要があります。
会議の内容をもとに処理する仕組みのため、会議後の自動化だけを単独で利用することはできません。
会議の参加者や主催者は、会議の設定や運用時に自動メモ生成が有効になっていることを確認してください。
自動化を利用できるかどうかは、契約プランのほか、組織内の設定などによっても異なる場合があります。
定例会議では自動実行も可能
単発の会議だけでなく、定期的に開催される会議も対象です。
利用者は特定の自動化処理を自身のすべての会議に適用でき、定例会議では会議終了後にタスクの追加まで自動で完了させる使い方もできます。
毎週の進捗確認やプロジェクト会議のように、繰り返し同じ種類のフォローアップが発生する場面では、設定を毎回行う手間の軽減が期待できます。
一方、会議ごとに処理内容を変えたい場合は、適用範囲を確認して設定する必要があります。
提供時期と対象プラン
機能は10月5日から、即時リリースおよび計画的リリースのドメインで段階的に提供されています。
利用可能になるまで15日以上かかる場合があるため、対象プランを契約していても、すぐに表示されるとは限りません。
対象となるプランとアドオンは次のとおりです。
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Google AI Pro for Education
対象プランを利用していて機能が見当たらない場合は、段階的な展開中である可能性があります。
管理者は提供状況と組織の設定を確認し、利用者は会議中の自動メモ生成が有効になっているかを確認してください。
まとめ
Google Meetの新機能では、会議後のフォローアップメールの下書き作成と、アクションアイテムのGoogle ToDo リストへの登録を自動化できます。
自動メモ生成が必要で、利用できる対象プランも限られますが、特に定例会議では議論から次の作業へ移る手間を減らせる機能です。
自動化された内容は会議の意図やタスクの担当・期限と照らし合わせて確認し、必要な修正を加えて活用するとよいでしょう。